Operational Due Diligence: Prozesse, KPIs und Benchmarks
Die Financial DD prüft die Zahlen. Die Commercial DD prüft den Markt. Was keiner prüft, ist oft die Frage, die den Deal killt: Kann das Unternehmen seine Prozesse überhaupt skalieren?
Die Operational Due Diligence (ODD) beantwortet genau das. Sie bewertet die betriebliche Leistungsfähigkeit eines Zielunternehmens: Sind die Kernprozesse effizient? Wo liegen die operativen Hebel für Value Creation? Ist das Unternehmen resilient genug, um den Businessplan umzusetzen? EY formuliert es für 2025 in drei Fragen: Ist das Unternehmen resilient? Kann es skalieren? Wo liegt der operative Hebel für Wertsteigerung?
Dieser Artikel geht in die Tiefe: Was die ODD prüft, welche KPIs und Benchmarks Investoren nutzen und wo sie die falschen Prioritäten setzen. Wer den Gesamtüberblick über alle DD-Typen sucht, findet ihn im Pillar-Artikel.
Was die Operational Due Diligence wirklich prüft
Die ODD deckt vier Bereiche ab. Jeder davon kann den Value-Creation-Plan bestätigen oder widerlegen.
Prozesseffizienz und Kostenstruktur. Wie gut laufen die Kernprozesse? Einkauf, Produktion, Logistik, Vertrieb. Die ODD vergleicht die Kostenstruktur mit Branchen-Benchmarks und identifiziert Ineffizienzen. Ein Unternehmen mit 15 Prozent Personalkostenanteil in der Logistik, wo der Branchendurchschnitt bei 10 Prozent liegt, hat einen klaren Hebel. FTI-Andersch nennt die zentrale Frage: Kann das Unternehmen mit seinen operativen Fähigkeiten den Businessplan erfüllen?
Skalierbarkeit. Der Businessplan zeigt 20 Prozent Umsatzwachstum. Kann die Produktion mithalten? Braucht es neue Standorte, Maschinen, IT-Systeme? Die ODD prüft, ob die Infrastruktur das geplante Wachstum trägt. Bei Buy-and-Build-Strategien ist die Integrationsfähigkeit der Prozesse ein Deal-relevantes Thema: Kann die Plattform Add-ons operativ aufnehmen?
Lieferketten und Abhängigkeiten. Wie viele Zulieferer sind kritisch? Gibt es Single-Source-Abhängigkeiten? Die ODD bewertet Lieferkettenrisiken und identifiziert Resilienzlücken. Seit 2020 ist das kein Nice-to-have mehr.
Investitionsbedarf. Welcher Capex steht an? Veraltete Maschinen, Legacy-IT, Sanierungsstau. Die ODD quantifiziert den Investitionsrückstau und prüft, ob er im Businessplan berücksichtigt ist. Ein Unternehmen mit 5 Millionen Euro ungeplantem Capex-Bedarf in den nächsten drei Jahren ist 5 Millionen Euro weniger wert.
| Bereich | Kernfrage | Typische Findings |
|---|---|---|
| Prozesseffizienz | Wie effizient sind die Kernprozesse? | Kosten über Branchendurchschnitt, manuelle Workarounds |
| Skalierbarkeit | Kann das Unternehmen wachsen? | Engpässe in Produktion/IT, fehlende Kapazitäten |
| Lieferketten | Wie resilient ist die Beschaffung? | Single-Source-Abhängigkeiten, regionale Konzentration |
| Investitionsbedarf | Welcher Capex steht an? | Veraltete Anlagen, IT-Rückstau, nicht im Plan |
Operational DD vs. Financial und Commercial DD
Die ODD ergänzt die Financial DD und die Commercial DD. Sie legt den Fokus auf die Umsetzbarkeit des operativen Geschäfts.
| Dimension | Financial DD | Commercial DD | Operational DD |
|---|---|---|---|
| Kernfrage | Sind die Zahlen korrekt? | Sind die Marktannahmen realistisch? | Sind die Prozesse umsetzbar? |
| Ergebnis | Quality of Earnings, Net Debt | Marktplausibilität | Value-Creation-Potenzial, Risiken |
| Durchführung | Wirtschaftsprüfer | Strategieberatung | Managementberatung / Operating-Team |
| Typische Kosten | 50.000-150.000 € | 80.000-200.000 € | 30.000-100.000 € |
Ein PE-Fonds, der nur Financial und Commercial DD macht, weiß, ob die Zahlen stimmen und ob der Markt mitspielt. Was er nicht weiß: ob das Unternehmen die geplanten Margenverbesserungen operativ umsetzen kann. Die ODD schließt diese Lücke.
Die drei Kernfragen der ODD (nach EY 2025)
EY strukturiert die Operational DD 2025 um drei Fragen:
1. Ist das Unternehmen resilient? Kann es Störungen absorbieren? Lieferkettenunterbrechungen, Personalausfälle, IT-Ausfälle. Die ODD prüft Redundanzen, Notfallpläne und Abhängigkeiten. Ein Unternehmen, das von einem Zulieferer für 60 Prozent seiner Rohstoffe abhängt, ist nicht resilient.
2. Kann es skalieren? Der Businessplan zeigt Wachstum. Die ODD prüft, ob die Infrastruktur mithält. Produktionskapazität, IT-Systeme, Organisationsstruktur. Bei Carve-outs ist die Skalierbarkeit besonders kritisch: Der Geschäftsbereich lief bisher mit Konzern-Infrastruktur. Als Standalone braucht er eigene Systeme.
3. Wo liegt der operative Hebel für Wertsteigerung? Die ODD quantifiziert Verbesserungspotenziale: Pricing, Einkauf, Prozessautomatisierung, Working Capital. PE Value Creation lebt von diesen Hebeln. Die ODD identifiziert sie vor dem Closing, damit sie im 100-Tage-Plan landen.
KPIs und Benchmarks in der Operational DD
Die ODD braucht messbare Kennzahlen. Ohne Benchmarks ist jede Aussage eine Meinung.
Kosten-KPIs. Personalkostenquote, Materialkostenquote, Overhead-Anteil. Verglichen mit Branchen-Benchmarks (z.B. Produkt-Feature-Vergleich für Wettbewerber) oder Peer-Unternehmen. Ein Logistikunternehmen mit 25 Prozent Personalkosten, wo der Branchendurchschnitt bei 18 Prozent liegt, hat 7 Prozentpunkte Verbesserungspotenzial.
Produktivitäts-KPIs. Umsatz pro Mitarbeiter, Output pro Maschinenstunde, Durchlaufzeiten. Diese Kennzahlen zeigen, ob die Prozesse effizient sind. Sie variieren stark nach Branche, deshalb sind Branchen-Benchmarks unverzichtbar.
Lieferketten-KPIs. Lieferantenkonzentration (Anteil Top-5-Zulieferer am Einkauf), durchschnittliche Lieferzeit, Bestandsreichweite. Hohe Konzentration bedeutet hohes Risiko.
IT- und Digitalisierungs-KPIs. Anteil manueller Prozesse, Systemlandschaft (ERP, CRM), technische Schulden. Die Technology Due Diligence geht hier in die Tiefe. Die ODD prüft die operative Reife: Kann das Unternehmen mit seiner IT skalieren?
| KPI-Kategorie | Beispiele | Benchmark-Quelle |
|---|---|---|
| Kosten | Personalkostenquote, Materialquote | Branchenreports, Peer-Vergleich |
| Produktivität | Umsatz/FTE, Durchlaufzeit | Branchen-Benchmarks |
| Lieferkette | Lieferantenkonzentration, Lieferzeit | Einkaufsdaten, Branchendaten |
| IT | Manuelle Prozesse, Systemanzahl | IT-Assessment, Branchenvergleich |
Der Ablauf einer Operational Due Diligence
Die ODD folgt einem ähnlichen Muster wie die anderen DD-Streams, mit dem Unterschied, dass sie stark auf Vor-Ort-Besuche und Management-Interviews angewiesen ist.
Phase 1: Scoping und Hypothesenbildung (Woche 1)
Das Team definiert den Scope: Welche Bereiche sind kritisch für die Investitionsthese? Bei einem industriellen Target stehen Produktion und Logistik im Fokus. Bei einem Dienstleister die Personalstruktur und die Prozessautomatisierung. Ein Kick-off mit dem Deal-Team klärt die Value-Creation-Hypothese und die zu validierenden Annahmen.
Phase 2: Desk Research und Benchmark-Sammlung (Woche 1-2)
Branchen-Benchmarks werden gesammelt, Kostenstrukturen analysiert, Lieferantenlisten geprüft. KI-gestützte Tools können Wettbewerber-Benchmarks und Branchendaten beschleunigen. Die Vor-Ort-Phase wird vorbereitet: Welche Fragen müssen im Werk, in der Logistik, im Einkauf geklärt werden?
Phase 3: Vor-Ort-Assessment und Interviews (Woche 2-3)
Besuche vor Ort, Management-Interviews, Prozessbegehungen. Das ist der zeitkritische Pfad. Die ODD lebt von dem, was man sieht und hört, nicht nur von dem, was im Datenraum steht. Typischerweise 2-4 Vor-Ort-Tage je nach Betriebsgröße.
Phase 4: Analyse und Report (Woche 3-4)
Findings werden strukturiert, Benchmarks werden angewendet, Value-Creation-Potenziale quantifiziert. Der ODD-Report enthält eine Risiko-Chancen-Bewertung, eine Priorisierung der operativen Hebel und eine Einschätzung der Umsetzbarkeit des Businessplans.
| Phase | Dauer | Kernaktivität |
|---|---|---|
| Scoping | 1 Woche | Hypothesen, Scope, Kick-off |
| Desk Research | 1-2 Wochen | Benchmarks, Kostenanalyse, Lieferkette |
| Vor-Ort | 1 Woche | Besuche, Interviews, Prozessbegehungen |
| Report | 1 Woche | Analyse, Quantifizierung, Report |
Red Flags, die Investoren übersehen
Ich sehe bei PE-Fonds immer wieder dieselben blinden Flecken in der Operational DD:
Schlüsselprozesse hängen an einzelnen Personen. Der Produktionsleiter kennt jede Maschine, der IT-Admin ist der Einzige, der das ERP versteht. Wenn diese Person geht, bricht das System. Die ODD muss dokumentieren, wo Single-Point-of-Failure-Risiken bestehen.
Veraltete IT mit hohem Ablösungsbedarf. Das ERP ist 15 Jahre alt, Custom-Entwicklungen sind nicht dokumentiert. Die Technology DD deckt das ab, aber die ODD muss die operativen Konsequenzen bewerten: Wie viel Capex und wie viel Zeit braucht die Ablösung? Ist das im Businessplan?
Investitionsrückstau nicht im Plan. Das Werk braucht eine neue Lackieranlage, die IT einen ERP-Refresh. Der Businessplan zeigt keine entsprechenden Capex-Positionen. Die ODD quantifiziert den Rückstau und korrigiert die Planung.
Lieferkettenabhängigkeit unterschätzt. "Wir haben drei Zulieferer für Komponente X" klingt diversifiziert. Bis man feststellt, dass alle drei aus derselben Region kommen und der größte 80 Prozent des Bedarfs deckt. Die ODD prüft geografische und konzentrationsbedingte Risiken.
Fehlende Prozessdokumentation. Wenn niemand die Prozesse dokumentiert hat, kann niemand sie verbessern. Die ODD bewertet die Reife der Prozessorganisation: Gibt es Prozesslandkarten, SOPs, kontinuierliche Verbesserung?
Die Operational DD Checkliste
Prozesse und Kosten
- [ ] Kostenstruktur analysiert (Personalkosten, Material, Overhead)
- [ ] Branchen-Benchmarks für Kern-KPIs eingeholt
- [ ] Kernprozesse (Einkauf, Produktion, Logistik, Vertrieb) kartiert
- [ ] Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale identifiziert
- [ ] Value-Creation-Hebel quantifiziert
Skalierbarkeit
- [ ] Produktionskapazität und Auslastung geprüft
- [ ] IT-Systemlandschaft und Integrationsfähigkeit bewertet
- [ ] Organisationsstruktur auf Wachstumsfähigkeit geprüft
- [ ] Bei Buy-and-Build: Integrationsfähigkeit für Add-ons bewertet
Lieferkette und Resilienz
- [ ] Lieferantenkonzentration (Top-5, Top-10) analysiert
- [ ] Single-Source-Abhängigkeiten identifiziert
- [ ] Geografische Risiken bewertet
- [ ] Notfallpläne und Redundanzen geprüft
Investitionsbedarf
- [ ] Capex-Rückstau quantifiziert (Anlagen, IT)
- [ ] Abgleich mit Businessplan-Capex
- [ ] Zeitrahmen für erforderliche Investitionen geschätzt
Wie KI die Operational DD beschleunigt
KI ersetzt keine Vor-Ort-Besuche, aber sie beschleunigt die Vorarbeit.
Benchmark-Sammlung. KI-Agenten können Branchendaten, Wettbewerber-Kennzahlen und Kosten-Benchmarks in Stunden aggregieren. Was ein Analyst in einer Woche recherchiert, liefert der Agent in einem Bruchteil der Zeit.
Prozessanalyse. Bei Unternehmen mit dokumentierten Prozessen kann KI Muster identifizieren: Wo gibt es manuelle Workarounds? Wo wiederholen sich Ineffizienzen? Die Wettbewerbsanalyse in 60 Sekunden zeigt, wie schnell Benchmarking heute geht.
Lieferketten-Risiko-Screening. KI kann Lieferantenlisten gegen geografische und konzentrationsbedingte Risiken screenen. Die Tiefenanalyse bleibt beim Team.
| Aufgabe | Automatisierbarkeit |
|---|---|
| Branchen-Benchmarks sammeln | Hoch |
| Wettbewerber-KPIs vergleichen | Hoch |
| Lieferanten-Risiko-Screening | Mittel |
| Vor-Ort-Assessment | Niedrig |
| Management-Interviews | Niedrig |
| Value-Creation-Quantifizierung | Niedrig |
Fazit
Die Operational Due Diligence scheitert selten an fehlendem Aufwand, sondern daran, dass sie zu spät oder zu oberflächlich durchgeführt wird. Die Financial DD zeigt, was das Unternehmen verdient hat. Die Commercial DD zeigt, ob der Markt mitspielt. Die ODD zeigt, ob das Unternehmen die geplanten Verbesserungen operativ umsetzen kann. Ohne sie ist der Value-Creation-Plan Wunschdenken.
Die Fonds, die ihre ODD mit der Investitionsthese verbinden, die richtigen Benchmarks nutzen und KI für die zeitintensiven Recherche-Aufgaben einsetzen, kommen schneller zu besseren Entscheidungen, nicht weil sie weniger prüfen, sondern weil sie ihre Zeit auf die richtigen Fragen verwenden.
Wie Researchly die Operational DD unterstützt
Ein typischer ODD-Prozess bindet 2 bis 3 Berater über 3 bis 4 Wochen. Der größte Zeitfresser ist die Benchmark-Sammlung und die Vorbereitung der Vor-Ort-Phase. Genau hier setzt Researchly an.
- Benchmarking-Agent. Vergleicht das Zielunternehmen mit Wettbewerbern und Branchen-Benchmarks. Wettbewerbsanalyse und Produkt-Feature-Vergleich liefern KPIs in Minuten statt Wochen.
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